La division du pilotage, des services généraux et du site de Ségur-Fontenoy est chargée du soutien logistique des services du Premier ministre et des entités installées sur le site de Ségur-Fontenoy.

Elle fournit et assure le suivi des prestations permettant le fonctionnement courant de ces services et du site, l'équipement, l'aménagement ainsi que l'entretien des locaux et des espaces verts.

Elle élabore le schéma de stratégie immobilière des services du Premier ministre, pilote la maintenance et programme les travaux à réaliser sur Ségur-Fontenoy et sur les sites historiques et en suit l'exécution.

Elle conduit les actions de prévention des risques professionnels sur le site de Ségur-Fontenoy et les sites historiques.

Elle met en œuvre la communication interne et externe de la DSAF et réalise des prestations de communication pour les services soutenus.

Elle assure, pour l'ensemble de la direction, le pilotage de l'activité et de la relation client, le suivi de projets transverses ainsi que le contrôle de gestion.

Elle comprend :

-        le bureau d'appui au pilotage des ressources ;

-        le bureau de la politique et des opérations immobilières ;

-        le bureau de l'exploitation du site Ségur-Fontenoy et des moyens généraux ;

-        le bureau de l’audiovisuel, de l’édition et de la communication ;

-        le bureau du pilotage, de la relation client et de la performance ;

le pôle sécurité incendie et sûreté du site Ségur-Fontenoy.

Pour mieux nous connaître, nous vous invitons à consulter notre page employeur Premier ministre sur choisir le service public : https://pep-service-premier-ministre-recrute.talent-soft.com/accueil.aspx?LCID=1036 ou notre page Linkedin https://www.linkedin.com/company/direction-services-administratifs-financiers-premier-ministre/posts/?feedView=all

L’assistant (e) de direction est placé (e) sous la responsabilité directe de la Cheffe de division, l’assiste dans l’organisation quotidienne de son travail. Il/ elle rend compte régulièrement de ses actions.

Les fonctions du secrétariat de la division consistent à :

Missions partagées :

·            Organiser les réunions de la DPSG ;

·            Préparer les ordres du jour des réunions ;

·            Gérer l’agenda ;

·            Accueillir physiquement les visiteurs ;

·           Veiller à la circulation et à la traçabilité des courriers et parapheurs et au retour des documents ;

·            Gérer et filtrer les appels téléphoniques ;

·            Gérer et actualiser les contacts ;

·            Enregistrer les courriers, notes et autres documents ;

·            Coordonner les dossiers transversaux de la division ;

·            Elaborer et diffuser des comptes rendus ;

·            Préparer et constituer des dossiers ;

·            Rédiger des courriers courants, mise en forme et correction de notes ;

·            Mettre à jour les documents de la division ;

·            Procéder aux commandes des fournitures de bureaux pour la division ;

·            Actualiser les procédures du secrétariat.

Plage horaire : 9h00 à 18h30. Auto-remplacement

Cycle de travail : 37h00 avec système de badge (25CA, 11 ARTT)

Sur le site parisien de Ségur - locaux accueillants et accessibles en Transports (ligne 6, 8, 10 et 13) avec restaurant administratif, salle de sport, crèche et conciergerie surplace.

Savoirs :

·       Solide connaissance des outils bureautiques (traitement de texte, tableur, messagerie, ...) ;

·       Connaissance des procédures administratives ;

·       Connaissance de l'environnement professionnel.

Savoir-faire :

·       Maîtrise parfaite de l’orthographe et du rédactionnel ;

·       Capacités rédactionnelles ;

·       Capacité à anticiper, à identifier les priorités et à rendre compte.

Savoir être :

·       Rigueur ;

·       Méthode ;

·       Réactivité ;

·       Sens de l'organisation ;

·       Discrétion ;

·       Qualités relationnelles ;

Sens affirmé du contact et aisance dans le dialogue à tous niveaux.

• Sur le site parisien de Ségur - locaux accueillants et accessibles en Transports (ligne 6, 8, 10 et 13) avec restaurant administratif, salle de sport, crèche et conciergerie sur place.