Informations générales
Organisme de rattachement
Direction des Services Administratifs et Financiers (DSAF)
Référence
2023-1177458
Employeur
Services du Premier ministre (SPM)
Direction des services administratifs et financiers (DSAF)
Nature du contrat
CDD de 3 ans
Description du poste
Versant
Fonction Publique de l'Etat
Catégorie
Catégorie B (profession intermédiaire)
Nature de l'emploi
Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
Domaine / Métier
Direction et pilotage des politiques publiques - Assistante / Assistant de direction
Statut du poste
Susceptible d'être vacant
Intitulé du poste
Assistant de direction
Descriptif de l'employeur
Placée sous l'autorité de la secrétaire générale du Gouvernement (SGG), la DSAF assure des missions d'administration générale destinées à fournir à tous les services du Premier ministre (SPM) les moyens de leur fonctionnement et de leur activité.
À ce titre, la direction :
- Prépare et exécute les budgets des programmes de la Mission "Direction de l'action du Gouvernement" ;
- Propose, élabore et met en œuvre les politiques de gestion des ressources humaines ;
- Propose et met en œuvre la politique de diffusion des technologies de l'information et communication et assure la sécurité des systèmes d'information ;
- Met en place et gère l'ensemble des moyens de fonctionnement et d'équipement et assure la conduite des opérations immobilières ;
- Anime, coordonne et pilote la mise en œuvre de politiques et de projets qui intéressent l'ensemble des services budgétairement rattachés au Premier ministre.
Description du poste
L'assistant-e de direction est placé-e sous la responsabilité hiérarchique et fonctionnelle du directeur, de l'adjoint du directeur et du chef de cabinet à qui il/elle rend compte de ses actions.
Il/Elle :
- Travaille en étroite collaboration avec l'équipe de Direction et l'ensemble des secrétariats des services du Premier ministre ;
- Réceptionne, trie et diffuse l'information (téléphone, messagerie électronique, internet, intranet…) ;
- Assure le traitement du courrier arrivé/départ classement et archivage ;
- Gère le suivi des parapheurs ;
- Vérifie les courriers mis à la signature du directeur et de son adjoint, en veillant à l'application de la charte graphique et au strict respect des règles de correspondance administrative ;
- Conçoit et met en forme les documents ;
- Organise et gère les réunions, les agendas et les déplacements ;
- Prépare les dossiers de réunions en étroite collaboration avec les services ;
- Assure l'accueil (physique et téléphonique) et gère les contacts ;
- Participe à la gestion administrative du personnel et à la logistique de la direction (planning des congés des membres du CODIR, suivi des formations, gestions des frais de déplacements, gestion des arrivées/départs, gestion des commandes de matériel et des fournitures) ;
- Anime le comité des secrétariats de la direction (mise à jour d'outils pour harmoniser les pratiques dans les secrétariats, soutien aux équipes de secrétariats de la direction…).
Descriptif du profil recherché
Titulaire d'un BTS ou équivalent, vous justifiez d'expériences d'au moins 3 ans sur des fonctions similaires.
Vous disposez de solides connaissances en techniques de secrétariat et maîtrisez les différents outils nécessaires à cette fonction (pack office ; Word, Excel, PPT, Outlook…).
Vous faites preuve d'esprit d'équipe, de qualité relationnelle, de discrétion professionnelle, de dynamisme et réactivité, de rigueur et d'organisation.
Savoirs :
- Maîtriser des outils de bureautiques (traitement de texte, tableurs, présentation et diaporama, messagerie électronique Outlook) ;
- Anticiper, identifier les priorités ;
- Travailler en équipe ;
- Aisance relationnelle ;
- Ouverture d'esprit et sensibilisation l'environnement ;
- Suivre les procédures de transmission (interne/externe).
Savoir-faire :
- Rendre compte ;
- Force de proposition ;
- Parfaite organisation du travail.
Savoir-être : disponibilité, réactivité, rigueur, discrétion et confidentialité
Informations complémentaires
Informations complémentaires
Travail en binôme et en brigade (plage horaire à couvrir entre 8h30 et 20h00).
Temps plein : 35h / semaine
Nécessité de service qui implique d'assurer la continuité du secrétariat en cas d'absence du binôme.
Environnement administratif foisonnant au cœur de Paris.
Locaux récents, salle de sport, restaurant interministériel, crèche.
Télétravail possible
Non
Management
Non
Localisation du poste
Localisation du poste
Europe, France, Île-de-France, Paris (75)
Géolocalisation du poste
20 Avenue de Ségur - 75007 PARIS
Lieu d'affectation (sans géolocalisation)
20 AVENUE DE SEGUR 75007 Paris
Critères candidat
Niveau d'expérience min. requis
Confirmé
Documents à transmettre
L'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire
Modalités de recrutement
Date de vacance de l'emploi
01/09/2023