La Sous-direction des sites historiques et des transports (SDSHT) assure les missions suivantes :

- la gestion des ressources humaines de proximité des personnels affectés au cabinet et dans ses services, en lien avec la sous-direction des ressources humaines de la direction des services administratifs et financiers ; 

- l’exploitation de sites immobiliers, majoritairement des hôtels particuliers classés ou inscrits, regroupant les agents des services du Premier ministre et des autorités administratives indépendantes ;

- la gestion de l'activité transport des services du Premier ministre et des services rattachés tant sur le plan humain que matériel ;

- le traitement de la correspondance adressée au Premier ministre, aux ministères délégués et aux secrétariats d’État qui lui sont rattachés ;

- l’instruction des promotions dans l’ordre national de la Légion d’honneur et dans l’ordre national du Mérite, pour le Premier ministre, les ministères délégués et les secrétariats d’État qui lui sont rattachés ;

- l’organisation des déplacements du Premier ministre et des délégations qui l’accompagnent, en métropole, Outre-mer et à l’étranger, des missions de son cabinet, le suivi administratif et financier de son périmètre d’action ;

- le pilotage de l’intendance du cabinet et du traitement des questions protocolaires ;

- le contrôle de gestion et l’analyse de la performance;

- l’intendance au profit du Premier ministre et de son cabinet.

Sous l'autorité du Sous-directeur des sites historiques et des transports, le Service de la correspondance (39 agents) est en charge de l'enregistrement, de la rédaction et du classement de tous les courriers adressés au Chef du gouvernement ou aux Ministres délégués et Secrétaires d'Etat dont ils dépendent.

Il a donc pour mission de préparer des réponses à la signature du Premier ministre, des ministres délégués et Secrétaires d'Etat ou de leur Chef de cabinet en lien étroit avec l'actualité politique, en s'appuyant aussi sur l'expertise des conseillers.

Lieu ressource des Cabinets, il doit être en mesure de conserver et de communiquer toutes les informations sur les correspondances et les réponses qui leur ont été apportées.

Il gère également les dossiers de demandes d'audience et d'invitation à l'attention du Premier ministre.

Il est responsable, pour le Cabinet du Premier ministre et des Secrétaires d'Etat, du déploiement et de l'utilisation de l'outil de gestion électronique du courrier.

Le service se compose de 5 pôles (Pôle enregistrement-expédition, Pôle Qualité, Pôle citoyens, Pôle élus-entreprises-associations, Pôle Ministres délégués et Secrétariats d'Etat, placés sous l'autorité d'un Chef de service.

L'adjoint(e) chargé(e) de la correspondance seconde le chef de service pour ce qui concerne cette part des missions dévolues et sous son autorité, il/elle assure les fonctions suivantes :

- Définir la stratégie de traitement des courriers adressés au Premier ministre et aux Ministres ou Secrétaires d'Etat qui lui sont rattachés, en sollicitant le cas échéant les instructions des membres des Cabinets ;

- Coordonner le travail des différents pôles de rédaction et en superviser la production ;

- Assurer le suivi des courriers sensibles et s'assurer du respect des directives arrêtées par les Cabinets ;

- Planifier et animer des travaux collectifs pour répondre aux demandes spécifiques et pour améliorer l'organisation et l'activité du service ;

- Piloter les projets de déploiement de nouveaux outils numériques au sein du service, et en particulier de l'intelligence artificielle.

Enfin, il devra assurer l'intérim du chef de service. Dans ce cadre, il/elle pourra être amené(e) à le représenter lors des réunions organisées par les instance administratives (SDSH, DSAF...) ou par les Cabinets.

Connaissances :

Excellentes connaissances de l'organisation administrative et du fonctionnement des services de l'Etat

Maîtrise des enjeux politique et législatif

Maîtrise des outils bureautiques (pack office, logiciel de gestion électronique du courrier (Magec))

Compréhension des implications et enjeux de l'intelligence artificielle

Savoir-faire :

Expertise en matière de rédaction et de supervision

Maîtrise dans l'application de directives et de procédures

Capacité à animer un groupe, une équipe

Capacité à entretenir des relations avec des interlocuteurs de haut niveau

Capacité à concevoir et à conduire un projet, une démarche

Savoir-être :

Rigueur, sens de l'organisation

Esprit de synthèse et d'analyse

Réactivité

Discrétion