Au sein des Services du Premier ministre, la Direction de l'information légale et administrative (DILA) est une direction d'administration centrale créée en janvier 2010 et issue de la fusion de la direction de la Documentation française et de la direction des Journaux officiels. Elle exerce les missions de diffusion légale, d'édition publique et d'information administrative. La DILA gère notamment les sites service-public.fr, legifrance.gouv.fr, et vie-publique.fr.

Le département de la logistique, de l’immobilier et des services (DLIS) est chargé définir, fournir et maintenir les conditions matérielles, les services et les moyens mis à disposition des agents de la DILA pour la réalisation de leurs missions.

Il a la charge de la gestion du patrimoine immobilier, de la programmation des travaux à réaliser dans le cadre de l’entretien des bâtiments, de la réhabilitation des locaux ou de la création de nouveaux espaces de travail.

Le DLIS a la responsabilité de maintenir un niveau de service en phase avec les objectifs et projets stratégiques de la DILA (cadre de vie, qualité de vie au travail, rationalisation des dépenses). Son effectif est composé de 30 agents.

Sous l’autorité du responsable du département, le DLIS comprend :

Un adjoint au responsable de département
Un pôle « affaires administratives » constitué d’une section « coordination et pilotage » et d’une section « gestion administrative et financière » 
Une section « Logistique de proximité, sûreté et sécurité »
Une section « Courrier-reprographie / Accueil-standard »
Un pôle « Travaux – exploitation et maintenance des bâtiments »

Sous l’autorité du responsable direct, l’agent du courrier, de l’accueil et du standard, est chargé des missions suivantes :

• La réception, la numérisation, et l’indexation du courrier,
• La distribution du courrier entrant vers le site de Ségur Fontenoy,
• L’expédition du courrier, et des colis
• L’accueil physique et téléphonique de tout type de public

Il(elle) participe à l’ensemble des missions opérationnelles selon le planning attribué, il(elle) devra à ce titre :
Pour la partie courrier entrant et sortant : Assurer la réception, le tri et la distribution du courrier entrant et sortant, avec le système de gestion électronique du courrier (GEC) cela inclut la numération des documents entrants, l’attribution des références, la classification dans les dossiers appropriés et la transmission électronique aux destinataires concernés, en veillant au respect des délais de traitement - Réaliser l’indexation et le nommage des factures fournisseur DILA sur le répertoire T - Participer à divers travaux de manutention (préparation de colis à expédier jusqu’à 10kg, manutention des petits bacs et caissettes, déposer des colis pour le transporteur à l’accueil)  - Actualiser les tableaux de suivi (AR Platinium, courrier, colis, factures) - Assurer le suivi de modifications liées à l’organigramme DILA, et mise à jour des boites aux lettres -Participer à l’enrichissement des référentiels et procédures -Assurer le classement et l’archivage des documents administratifs - Assurer l’expédition des courriers, de la mise sous plis à l’affranchissement (assistée par des machines), et assurer l’adressage de mailing, au moyen d’un matériel informatique - Assurer le suivi de tous types de courriers (envois recommandés, mailings, factures, rappels et contentieux, envois de colis France et Etranger) via une plateforme dédiée - Assurer le premier niveau de maintenance des machines -Surveiller et alerter sur les stocks de fournitures usuelles (enveloppes, colle pour machine, l’encre etc.) et contrôler la commande de consommables ;

Pour la partie accueil-standard : Assurer l’ouverture du hall d’honneur, du vestibule et de l’accueil (lumières, tv etc.) - Assurer l’accueil des visiteurs selon les procédures en cours - Accueillir le personnel de la DILA et le cas échéant, effectuer les opérations d’enregistrement, de vérification des identités et de délivrance de badges d’accès - Assurer la création de codes wifi via le portail web DILA invité - Actualiser les tableaux de suivi (registre visiteurs, salle de réunion, réception de plis/colis, journaux etc.) - Assurer la planification et le suivi des réservations de l’ensemble des salles de réunion du site Desaix et de Ségur, et le cas échéant des demandes de vélos électriques et de leurs matériels - Assurer la remontée d’informations qualitatives vers le responsable direct - Participer à l’enrichissement des référentiels et procédures...

Assurer la polyvalence entre les deux postes en accomplissant efficacement les tâches assignées, tout en garantissant une disponibilité constante. Dans le cadre d’une future mise en place d’une GEC (Gestion Électronique du Courrier), et d’une évolution de l’outil du standard téléphonique, il est demandé d’être à l’aise avec les outils informatiques.

• Connaître l’environnement interne et l’organigramme des services
• Rédiger des mails
• Connaissance des gestes et postures en manutention de colis
• Connaissances géographiques nécessaires pour l’affranchissement
• Savoir utiliser les machines du courrier
• Maitrise générale des outils informatiques
• Pouvoir établir un premier diagnostic de panne sur une machine et assurer la maintenance ou pouvoir décrire la panne au prestataire en cas de dépannage en ligne
• Maitrise des logiciels de la suite bureautique (Outlook, Excel, Word)
• Savoir respecter des consignes et procédures préétablies
• Savoir être Ponctuel
• Faire preuve d’une capacité d’adaptation
• Faire preuve d’un comportement adapté, avoir une tenue correcte
• Sens de l’organisation et respect des délais
• Savoir faire preuve de rigueur et de concentration
• Sociable, courtois, disponible, discret
• Savoir travailler en équipe (s’entraider et partager l’information)
• Savoir faire preuve de maîtrise de soi, être capable de gérer les situations de crise
• Savoir respecter la confidentialité des informations traitées et faire preuve de discrétion
• Sens du service public

Toutes les candidatures (CV et lettre de motivation) doivent être adressées exclusivement à l’adresse suivante : emploi.candidature@dila.gouv.fr avant le 22 novembre 2024.

Référence à rappeler impérativement dans l’objet : DLIS-AgentCourrier

Les services du Premier ministre sont engagés dans une démarche d’égalité professionnelle et de non-discrimination. Dans ce cadre, la procédure de recrutement est basée sur les compétences et l’application de critères comparables, en lien avec le poste, pour toutes les candidatures.