Au sein de la Sous-Direction des Sites Historiques et des Transports, le bureau de l'exploitation des sites de Matignon a pour mission d'assurer l'exploitation de sites immobiliers, majoritairement des hôtels particuliers classés ou inscrits, regroupant le Premier ministre, des ministres délégués rattachés au Premier ministre ainsi que les agents des services du Premier ministre et des autorités administratives indépendantes.

Il prend en charge les prestations nécessaires à la gestion des sites et au soutien logistique des services occupants, en visant une haute qualité de service.

Il comprend six sections :
- Section logistique
- Section patrimoine et événementiel
- Section administrative et financière
- Section sûreté / sécurité ;
- Section des services aux usagers ;
- Section jardin et développement durable.

Pour réaliser ses missions, sous l'autorité du sous-directeur, le bureau s'appuie sur des personnels internes et sur des marchés de prestations de service, dont il assure le suivi et le contrôle de l'exécution.

Il travaille en relation avec les services occupants, les intendances, le cabinet du Premier ministre et le commandement militaire.

Au sein de la sous-direction, il travaille en relation avec les autres bureaux. 
 

Missions et activités du poste :

Sous la responsabilité du chef de la section administrative et financière, le/la titulaire du poste est chargé des missions suivantes :

Missions chorus formulaires :
- Interlocuteur privilégié auprès des fournisseurs, il instruit les dossiers de préparation à la commande : recueil de devis, des RIBS ou extraits Kbis …
- Il saisit les demandes d'achat et les services faits,
- Il saisi les demandes de création de tiers,
- Il complète les fiches communications pour les demandes de modification ou de finalisation d'engagements juridiques.

Missions chorus cœur :
- Il est en charge du suivi des factures déposées dans chorus pro par les différents fournisseurs du bureau.
- Il est en charge des tableaux de suivi : demandes d'achat, engagements juridiques, services faits et demandes de paiement.

Missions transverses :
- Il suit le budget de chaque section et fournit les coût complets par groupe d'achat;
- Il suit l'exécution des engagements juridiques de son portefeuille jusqu'au paiement des factures;
- Il alerte sur les dysfonctionnements constatés : retard de facturation ou de paiement ;
- Attributaire d'un portefeuille spécifique, il peut néanmoins être amené à suppléer un agent de sa section, pour certaines tâches, en cas d'absence de celui-ci ;
- En lien avec le bureau d'appui au pilotage des ressources, le centre de service partagé et le bureau des marché, il veille à la complétude des pièces comptables transmises ;
- Il veille à la finalisation des lignes de gestion et à la clôture des engagements juridiques en fin d'exécution.

Un accroissement d'activité est à prévoir lors des remaniements ministériels ou changements de gouvernement.

Télétravail possible.

Savoirs :
- Connaissances des règles budgétaires et comptables : loi organique relative aux lois de finances (LOLF) et décret de la gestion budgétaire et comptable publique (GBCP).

Savoir-faire :
- Maîtrise des outils bureautiques notamment Excel;
- Connaissance des logiciels chorus formulaires et chorus cœur (formations assurées);
- Notion sur les marchés publics.

Savoir-être :
- Sens du relationnel,
- Réactivité, adaptabilité,
- Capacité à travailler en réseau,
- Esprit d’équipe et sens du service,
- Polyvalence,
- Rigueur, autonomie,
- Discrétion.

Le bureau de l'exploitation des sites de Matignon est constitué de 6 sections : administrative et financière, patrimoine et événementiel, logistique, accueil et propreté, sûreté et sécurité incendie, jardins et développement-durable.

L'entrée sur les sites de Matignon fait l'objet d'une procédure d'autorisation instruite par les services du commandement militaire. Cette démarche est préalable à toute signature de contrat ou décision d'affectation sur les sites historiques.