La sous-direction des sites historiques et des transports assure les missions suivantes :

- la gestion des ressources humaines de proximité des personnels affectés au cabinet et dans ses services en lien avec la sous-direction des ressources humaines de la direction des services administratifs et financiers ;

- l'exploitation de sites immobiliers, majoritairement des hôtels particuliers classés et inscrits, regroupant les agents des services du Premier ministre et des autorités administratives indépendantes ;

- la gestion de l'activité transport des services du premier ministre et des services rattachés tant sur le plan humain que matériel ;

- le traitement de la correspondance adressée au Premier ministre, aux ministères délégués et aux secrétariats d'Etat qui lui sont rattachés ;

- l'instruction des promotions dans l'ordre national de la Légion d'honneur et dans l'ordre national du Mérite, pour le Premier ministre, les ministères délégués et les secrétariats d'Etat qui lui sont rattachés ;

- l'organisation des déplacements du Premier ministre et des délégations qui l'accompagnent en métropole, Outre-mer et à l'étranger, des missions de son cabinet, le suivi administratif et financier de son périmètre d'action ;

- le pilotage de l'intendance du cabinet et du traitement des questions protocolaires ;

- le contrôle de gestion et l'analyse de la performance ;

- l'intendance au profit du Premier ministre et cabinet

Sous l'autorité du sous-directeur des sites historiques et des transports, le Service de la correspondance (40 agents) est en charge de l'enregistrement, de la rédaction et du classement de tous les courriers adressés au Chef du gouvernement, aux Ministres délégués ou aux Secrétaires d'Etat dont ils dépendent.

Il a pour mission de préparer des réponses à la signature du Premier ministre, des Ministres délégués et des Secrétaires d'Etat ou de leur Chef de cabinet en lien étroit avec l'actualité politique, en s'appuyant sur l'expertise des conseillers.

Lieu ressource des Cabinets, il doit être en mesure de conserver et de communiquer toutes les informations sur les correspondances et les réponses qui leur ont été apportées.

Il gère également les dossiers de demandes d'audience et d'invitation à l'attention du Premier ministre.

Il est responsable, pour le Cabinet du Premier ministre, des Ministres délégués et des Secrétaires d'Etat, du déploiement et de l'utilisation de l'outil de gestion électronique du courrier.

Le service se compose de 5 pôles (Pôle enregistrement-expédition, Pôle citoyens, Pôle élus-entreprises-associations, Pôle Ministres délégués/secrétariats d'Etat, Pôle Qualité), placés sous l'autorité d'un Chef de service.

Vous assistez le chef de pôle dans ses fonctions et assurez les missions suivantes :

- validation de projets de réponse soumis à la signature du chef de cabinet ;

- signature de projets de réponse et de transmissions par délégation du chef de service ;

- alerte de la hiérarchie sur les dossiers sensibles ;

- suivi et diffusion auprès du groupe Correspondance documentaire et de l'ensemble du service des informations d'actualité pertinentes ;

- suivi quotidien de la boîte fonctionnelle générique du Premier ministre (tri des mails, classement thématique, suivi statistique) ;

- organisation de l'activité du pôle. A ce titre, vous répartissez la charge de travail entre les rédacteurs de différentes catégories ;

- animation d'une équipe de 9 agents en soutien du chef de pôle.

Vous assurez un rôle de coordination avec les autres pôles du service (pôle rédaction, pôle enregistrement-expédition, pôle qualité) afin de favoriser la circulation de l'information, les bonnes pratiques et l'adaptation des procédures de traitement du courrier.

Vous participerez à divers travaux collectifs du service, notamment à la production de la note de synthèse mensuelle ou de notes d'alerte à destination du Cabinet, ainsi qu'au projet de déploiement d'outils d'intelligence artificielle.

Vous pourrez être amené à rédiger occasionnellement des lettres-types ou des lettres de remerciement suite à des déplacements du Premier ministre.

Pics d'activité saisonnniers

Connaissances :

Excellentes connaissances de l'organisation administrative et du fonctionnement des services de l'Etat ;

Maîtrise des enjeux politique et législatif ;

Maîtrise des outils bureautiques (pack office) ;

MAGEC : logiciel de gestion électronique du courrier (à acquérir)

Connaissance souhaitable en matière de communication politique

Savoir-faire :

Expertise des techniques de rédaction adaptée à la communication gouvernementale ;

Maîtrise dans l'application de directives et de procédures ;

Capacités managériales avérées ;

Capacité de faire face à l'urgence.

Savoir-être :

Très grande rigueur ;

Sens de l'organisation et esprit de synthèse ;

Sens de la pédagogie ;

Sens des responsabilités ;

Discrétion ;

Réactivité ;

Polyvalence.