La Sous-direction assure les missions suivantes :

-          La gestion des ressources humaines de proximité des personnels affectés au cabinet et dans ses services, en lien avec la sous-direction des ressources humaines de la direction des services administratifs et financiers ;
-          L’exploitation de sites immobiliers, majoritairement des hôtels particuliers classés ou inscrits, regroupant les agents des services du Premier ministre et des autorités administratives indépendantes ;
-          La gestion de l'activité transport des services du Premier ministre et des services rattachés tant sur le plan humain que matériel ;
-          Le traitement de la correspondance adressée au Premier ministre, aux ministères délégués et aux secrétariats d’État qui lui sont rattachés ;
-          L’instruction des promotions dans l’ordre national de la Légion d’honneur et dans l’ordre national du Mérite, pour le Premier ministre, les ministères délégués et les secrétariats d’État qui lui sont rattachés ;
-          L’organisation des déplacements du Premier ministre et des délégations qui l’accompagnent, en métropole, Outre-mer et à l’étranger, des missions de son cabinet, le suivi administratif et financier de son périmètre d’action ;
-          Le pilotage de l’intendance du cabinet et du traitement des questions protocolaires ;
-          Le contrôle de gestion et l’analyse de la performance;
-          L’intendance au profit du Premier ministre et son cabinet.

Le service de la correspondance du Premier ministre (SCPM) est en charge de l’enregistrement, de la rédaction et de l’archivage des courriers adressés au Chef du Gouvernement ou aux Ministres délégués/Secrétaires d’État (MD/SE) rattachés au Premier ministre.
Il prépare les projets de réponse à la signature du Premier ministre, des Ministres et de leurs Chefs de cabinet en lien étroit avec l’actualité politique, en s’appuyant sur l’expertise des conseillers.
Lieu ressource des Cabinets, le service doit être en mesure de conserver et de communiquer toutes les informations sur les correspondances et les réponses qui leur ont été apportées.
Il gère également les dossiers de demandes d’audience et d’invitation à l’attention du Premier ministre.
Le service se compose de 5 pôles : Pôle Enregistrement-Expédition, Pôle Citoyens, Pôle Élus, entreprises-associations, Pôle Ministres délégués-Secrétariats d’État, et Pôle Qualité.
Le(la) Chef(fe) de service est le référent des chefferies du périmètre et en particulier de la chefferie du Cabinet du Premier ministre et de ses conseillers.
Il/elle assure les missions suivantes :
1.       Relations avec le Cabinet du Premier ministre et cabinets rattachés :
-          En liaison avec le Cabinet du PM et les cabinets rattachés, définir et mettre en œuvre la politique de réponse et les procédures de traitement du courrier ;
-          Mettre en œuvre les directives et consignes de traitement données par les Chefs de Cabinet ;
-          Informer et alerter les Chefferies et les conseillers (veille sur le courrier sensible et réservé, production de notes d’alerte, notes de synthèse ou d’actualité) ;
-          Échanger avec les conseillers pour recueillir des éléments de langage et produire des réponses adaptées ;
-          Organiser les circuits de visa et la circulation de l’information avec les pôles du Cabinet.

2.      Traitement du courrier au sein du service :
-          Superviser le traitement adéquat du courrier dans des délais contraints ;
-          Superviser la rédaction d’éléments de réponse et de lettres-types en lien avec les conseillers ;
-          Valider les projets de réponse soumis au visa des conseillers et à la signature du Premier ministre et du Chef de Cabinet.
-          Signer les projets de réponse du ressort du service ;

3.      Pilotage de l’activité du service :
-          Organiser l’activité du service, définir les objectifs, affecter les ressources ;
-          Mettre en place des indicateurs d’activité, de suivi et de performance.

4.      Management des équipes :
-          Encadrer les 39 agents du service, en prenant notamment appui sur ses 2 adjoints, et les 4 chefs de pôle.
Par ailleurs, les objectifs suivants lui sont assignés :
-    Développer la qualité rédactionnelle et l’apport du service en matière de réponse sur le fond.
-    Développer l’analyse de contenu (quantitative et qualitative) pour proposer au Cabinet des notes d’alerte.

Disponibilité.

L'entrée et le travail sur site font l'objet d'une procédure d'autorisation/accréditation par la gendarmerie. Elle est préalable à toute signature de contrat.

Savoirs :

·         Excellentes connaissances de l’organisation administrative et du fonctionnement des services de l’État,

·         Maîtrise des enjeux politique et législatif,

·         Maîtrise des outils bureautiques (pack office, logiciel de gestion électronique du courrier : formations internes),

·         Connaissance souhaitable en matière de communication politique ;

Savoir-faire :

·         Maîtrise des techniques de rédaction adaptée à la communication gouvernementale,

·         Maîtrise dans l’application de directives et de procédures,

·         Compétences en matière d’encadrement,

·         Capacité à gérer des priorités ;

Savoir-être :

·         Rigueur, sens de l’organisation et esprit de synthèse,

·         Capacité à évoluer au sein d’une équipe,

·         Discrétion,

·         Réactivité,

·         Polyvalence.