Au sein de la direction des services administratifs et financiers du Premier ministre (DSAF), La division du pilotage, des services généraux et du site de Ségur-Fontenoy (DPSG) est chargée du soutien logistique des services du Premier ministre et des entités installées sur le site de Ségur-Fontenoy.

Elle fournit et assure le suivi des prestations permettant le fonctionnement courant de ces services et du site Ségur-Fontenoy, l'équipement, l'aménagement ainsi que l'entretien des locaux et des espaces verts.

Elle élabore le schéma de stratégie immobilière des services du Premier ministre, pilote la maintenance et programme les travaux à réaliser sur le site Ségur-Fontenoy et sur les sites historiques et en suit l'exécution.

Elle conduit les actions de prévention des risques professionnels sur le site de Ségur-Fontenoy et les sites historiques.

Elle met en œuvre la communication interne et externe de la DSAF et réalise des prestations de communication pour les services soutenus.

Elle assure, pour l'ensemble de la direction, le pilotage de l'activité et de la relation client, le suivi de projets transverses ainsi que le contrôle de gestion.

Elle comprend :

- le bureau d'appui au pilotage des ressources ;

- le bureau de la politique et des opérations immobilières BPOI composé de quatre pôles :

• un pôle des investissements et conduite des opérations ;
• un pôle de la maintenance et de l’exploitation des sites ;
• un pôle administratif budgétaire et financier ;
• un pôle des processus numériques.

- le bureau de l'exploitation du site Ségur-Fontenoy et des moyens généraux ;

- le bureau de l’audiovisuel, de l’édition et de la communication ;

- le bureau du pilotage, de la relation client et de la performance et le pôle sécurité incendie et sûreté du site Ségur-Fontenoy.

Sous l'autorité du responsable de pôle et de son adjointe, le (la) titulaire du poste a pour mission de :

- Participer à la chaîne de la dépense : saisir la demande d’achat dans Chorus formulaires ;

. Piloter la procédure interne de constatation du service fait, depuis son déclenchement jusqu’à la saisie des réceptions dans l’outil Chorus formulaires ;

. Retranscrire les demandes d’achats et les services faits dans les différents outils du Bureau (tableaux de suivi, outil de ticketing …) ;

- Élaborer mensuellement les tableaux des ordres de payer pour les dépenses en flux 3 et 4 ;

- Gérer les relations de premier niveau avec le centre de services partagés (CSP) et le contrôleur budgétaire et comptable ministériel (CBCM) ;

- Suivre et actualiser le tableau des marchés ;

- Garantir la qualité comptable et le suivi de l’exécution financière des marchés au travers de restitutions Chorus et d’analyses ponctuelles ;

- Participer au processus de refacturation interne SPM et mettre à jour le suivi des dépenses des services soutenus dans l’application (Aglae) ;

- Constituer et archiver l’ensemble des dossiers d’achats et de dépenses du bureau, afin de maintenir la qualité comptable du processus de dépenses. A ce titre, l’agent(e) est l’interlocuteur(trice) principal(e) pour les questions et relances fournisseurs sur les sujets financiers ;

- Contribuer à la mise en place et à l’actualisation d’une base Clients-Fournisseurs.

Il/elle prend part aux projets transverses de la division et de la direction, notamment en matière de logistique événementielle (journées du patrimoine, journées aux jardins, fête de la musique, voeux).

Le cycle de travail est 37h, 25 CA et 11 jours de RTT et 6 jours de CIT possible. Agent soumis au badgeage.

Sur le site parisien de Ségur - locaux accueillants et accessibles en Transports (ligne 6, 8, 10 et 13) avec restaurant administratif, salle de sport, crèche et conciergerie sur place.

Savoirs :

·         Connaissance des marchés publics

Savoir-faire :

·         Pratique de Chorus

·         Aptitude aux outils informatiques (Excel et Word)

·         Aptitude au travail en équipe

Savoir-être :

·         Rigueur, méthode et sens de l'organisation

·         Réactivité, dynamisme, discrétion

·         Sens des responsabilités

·         Capacité de dialogue